FAQs

• Was sind mögliche Ziele bei einer Hospitation?

  Ziel ist zunächst, einen Einblick in ein Berufsfeld zu bekommen und sich so über einen möglichen Karriereweg zu informieren. Die Hospitation dient der persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung. Über intensive Kontakte kann das eigene Netzwerk sinnvoll erweitert werden. Individuelle Ziele sollten zwischen den Parteien ausgehandelt werden (siehe unten).

  Aus Sicht des Arbeitgebers des oder der Hospitantin ist die Hospitation eine sinnvolle Ergänzung zu anderen Personalentwicklungsmaßnahmen.

  Aus Sicht der aufnehmenden Institution trägt eine Hospitation sehr gut zum Employer Branding bei.

• Wer ist Zielgruppe für eine Hospitation?

  Zielgruppe sind zunächst einerseits Young Professionals, die möglichst bereits in ihrer ersten Position im Wissenschaftsmanagement arbeiten und sich dort weiterentwickeln möchten; andererseits Doktorandinnen, Doktoranden und Postdocs, die keine wissenschaftliche Karriere einschlagen wollen und das Wissenschaftsmanagement als Berufsfeld erkunden möchten.

• In welchen Tätigkeitsfeldern können die Hospitationsplätze angeboten werden?

  Eine Hospitation ist in allen Tätigkeitsfeldern im Bereich des Wissenschaftsmanagements in außeruniversitären Forschungseinrichtungen möglich. Beispielhaft seien diese Felder genannt:

  • Verwaltung/kaufmännische Bereiche
  • Strategische Aufgaben, Geschäftsführung
  • Referenten, z.B. persönliche Referenten von Direktorinnen und Direktoren
  • Programmmanagement, z.B. von Graduiertenschulen
  • Kommunikation
  • Transfer
  • Infrastrukturen
• Was sind die ersten Schritte?

  Interessierte sollten sich vorher möglichst genau über den Tätigkeitsbereich und ggf. das Wunschinstitut informieren. Für ein Matching über die Akademie ist eine kurze Beschreibung vorgesehen, in der skizziert wird, warum man die Hospitation an dem Institut anstrebt und was man lernen/besser verstehen will.

• Wie erfolgt das Matching?

  Die Leibniz-Akademie sammelt Angebote aus den Instituten; sie wurden erstmals bei der Veranstaltung "Forum Wissenschaftsmanagement" vorgestellt. Interessierte können sich entweder direkt bei den Instituten melden oder der Kontakt wird über die Leibniz-Akademie hergestellt. Die Kontaktbörse wird pilothaft im ersten Jahr weitergeführt, so dass sich Interessierte beider Seiten bei der Akademie melden können und bei Passung entsprechende Kontakte vermittelt werden.

• Wie lange dauert eine Hospitation üblicherweise? Und ist das ein „Vollzeitjob“?

  Je nach Bedarf wenige Tage bis wenige Wochen. Die Hospitation kann auch in mehreren Etappen erfolgen, z.B. wenn das aufnehmende Institut nicht in der Nähe der Hospitantin oder des Hospitanten liegen.

  Hospitationen sind in Vollzeit oder auch punktuell möglich. Punktuell würde bedeuten, dass man sich zu vereinbarten Zeiten und Anlässen trifft, z.B. im Büro, in Meetings, bei Entscheidungsprozessen, bei Projekten usw. So können größere Arbeitszusammenhänge gut erfasst werden. Dies hat den Vorteil, dass die eigenen Aufgaben weitergeführt werden können. Unabhängig vom zeitlichen Rahmen erfolgt die Vergütung der Hospitantin/des Hospitanten während der Hospitation durch ihren/seinen Arbeitgeber.

• Nach dem Matching: Was sind die ersten Schritte?
  • Gespräch zwischen Hospitantin oder Hospitant und Vorgesetzten
  • Einbeziehen der Personal (-entwicklungs)abteilung der Hospitantin/des Hospitanten
  • Gespräch der Hospitantin/des Hospitanten mit dem aufnehmenden Bereich: Festlegen der Ziele, Dauer, weiterer Rahmenbedingungen (s.u.)
  • Formlose schriftliche Vereinbarung zwischen der Hospitantni oder dem Hospitanten und (der Personalabteilung des) aufnehmenden Instituts
• Welche Fragen gibt es zu klären?
  • Welche Inhalte sind interessant – welche Inhalte können geboten werden?
  • Wie lange ist die Hospitation geplant? Ggf: in wie vielen Etappen?
  • Wie ist der gemeinsame Zeitplan (gemeinsame Termine…), sind Arbeitszeiten zu regeln?
  • Sollen konkrete Aufgaben übernommen werden? Welche, in welchem Umfang?
  • Sollen/können eigene Aufgaben während der Hospitation fortgeführt werden?
  • Welche weiteren Möglichkeiten für Einblicke und Vernetzung gibt es?
  • Wer ist für die Zeit der Hospitation die fachliche und disziplinarische Leitung? (Empfehlung: disziplinarische Führung verbleibt bei der/dem Vorgesetzten, fachliche Führung im aufnehmenden Institut)
  • Werden Reisekosten vom Arbeitgeber übernommen?
  • Ggf. Vereinbarung Datenschutz/Geheimhaltungsklausel
• Ist eine Hospitation eine Weiterbildung? Erhalte ich ein Zertifikat?

  Hospitation kann eine Maßnahme der Personalentwicklung sein. Da sie in der Regel auf sehr individuellen Zielstellungen und Vereinbarungen beruht, ist dafür meist kein Zertifikat vorgesehen. Es kann aber durchaus sinnvoll sein, sich die Hospitation bestätigen zu lassen.

• Kann eine Hospitation im Rahmen von Bildungsurlaub erfolgen? Oder muss ich Urlaub nehmen?

  Grundsätzlich empfehlen wir, mit dem Arbeitgeber zu klären, ob die Hospitation im Rahmen der Arbeitszeit stattfinden kann. Es dient der Vernetzung und Fortbildung und sollte daher auch im Interesse des Arbeitgebers liegen. Somit ist dann auch Versicherungsschutz gegeben. Zum beidseitigen Entgegenkommen lässt sich ggf. Gleitzeit verwenden. Entstehende Kosten für Fahrten und Übernachtungen könnten ggf. wie Dienstreisen abgerechnet werden.

  Bildungsurlaub ist nur möglich für die Teilnahme an anerkannten Weiterbildungsveranstaltungen. Dazu zählen Hospitationen leider nicht.

• Besteht Versicherungsschutz?

  Hospitanten üben kein sozialversicherungsrechtlich relevantes entgeltliches Beschäftigungsverhältnis aus. Somit besteht keine Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung als Arbeitnehmer. Die Hospitierenden müssen für ihren Krankenversicherungsschutz insofern selbst sorgen. (Quelle: Haufe, siehe hier)

• Welche Formalia sind nötig?

  Empfehlenswert ist eine individuelle Vereinbarung zwischen dem oder der Mitarbeitenden, dem abgebendem und dem aufnehmenden Institut. Diese sollte formlos schriftlich festgehalten werden. Ein Beispiel findet sich am Ende der Seite als Download.

• Netiquette

  Hospitation ist eine Maßnahme, die auf Vertrauen basiert. Als Hospitantin oder Hospitant ist man Gast – und passt sich Rahmenbedingungen des aufnehmenden Instituts an. Zum Beispiel sollte man bei (unvorhergesehenen) Arbeitsspitzen ggf. zum flexiblen Umgang mit Terminen bereit sein. Termine sollten außerhalb von Arbeitsspitzen vereinbart werden. Von Seiten des aufnehmenden Instituts sollte es keine Abwerbeversuche geben.

• Wann war die Hospitation ein Erfolg?

  In einem Feedbackgespräch am Ende, ggf. auch zur Halbzeit sollten die Parteien überprüfen, ob die Ziele erreicht worden sind:

  • Konnten die erwarteten Einblicke gegeben werden?
  • Besteht ein besseres Verständnis für den ausgewählten Arbeitsbereich?
  • Konnten hilfreiche Kontakte geknüpft werden?
  • Kann die Hospitantin oder der Hospitant hilfreiches Feedback und Beobachtungen aus einer neuen Perspektive an das besuchte Institut beitragen?
• Welcher formale Abschluss ist nötig?

  Die Hospitantin oder der Hospitant sollte eine Rückmeldung an den oder die Vorgesetzte und an die Personal(-entwicklungs)abteilung des eigenen Instituts geben. Ggf. sollten die Erfahrungen auch mit Kolleginnen und Kollegen geteilt werden.